6 dicas para otimizar reuniões remotas ou presenciais durante a pandemia

A atmosfera de hoje –influenciada por medos e precauções em torno do coronavírus— está levando ao distanciamento social, auto-imposto ou não.

Segundo a Forbes, um número crescente de pessoas tem sido forçado a trabalhar em casa ou fora do escritório por causa da auto-quarentena, empresas que pedem para que os funcionários façam home office ou crianças que não estão na escola e, portanto, precisam de cuidados. Dada essa nova maneira de trabalhar, as reuniões também estão mudando. Os encontros têm aumentado o foco sobre o impacto do Covid-19 nos negócios, e um número maior deles têm acontecido virtualmente.

É nesse ponto em que se revira os olhos e se concorda que a média dos dias de trabalho inclui muitas reuniões. Logo, como se pode ser seletivo em relação aos encontros dos quais participa, o mais produtivo possível nos que exigem seu envolvimento e permanecer engajado se estiver interagindo remotamente?

Primeiro, saiba que as reuniões são realmente um problema. A Doodle (ferramenta de calendário online da Suíça para gerenciamento de tempo e coordenação de reuniões) conduziu uma pesquisa com 500 funcionários dos EUA, incluindo 100 vice-presidentes e 400 não executivos que revelou:

• Passa-se muito tempo em reuniões: 32% dos executivos e 21% dos funcionários passam 20 horas ou mais nestes encontros por semana.
• Os indivíduos são distraídos: 25% dos funcionários viram colegas assistir a vídeos, tirar selfies ou adormecer em reuniões.
• Os trabalhadores têm o perfil multitarefa: 58% dos funcionários viram colegas de equipe enviar uma mensagem de texto, sair da reunião para atender outra chamada ou trabalhar em outras atividades durante uma reunião.

Talvez não seja uma surpresa que os profissionais estejam distraídos ou realizando várias tarefas ao mesmo tempo, pois muitas reuniões são desnecessárias ou improdutivas. A pesquisa também mostrou que 59% dos executivos relataram que se dirigiam a encontros nos quais não precisavam comparecer e 60% dos funcionários disseram que participaram de discussões nas quais tinham nenhum papel. “As conclusões do nosso estudo deixaram claro que as empresas de hoje estão lutando para lidar com o impacto negativo de reuniões ineficazes”, diz Renato Profico, CEO da Doodle.

Essa reação comum de tédio quando se trata desses encontros parece justificada. Logo, como garantir que as reuniões sejam importantes e eficazes?

Reconheça novas necessidades de reuniões

Se o coronavírus o fez trabalhar remotamente, as reuniões podem ser mais relevantes do que o habitual para manter os profissionais conectados de modo a se comunicarem e conhecerem os principais tópicos e decisões. Embora esses agrupamentos possam ser menos necessários quando se encontra colegas no escritório de qualquer forma, eles podem ser de maior relevância nos casos em que as conexões não ocorrem tão automaticamente durante o dia de trabalho.

Saiba selecionar os encontros

Seja seletivo em relação às reuniões das quais participa. Pergunte a si mesmo se o tópico será importante para a próxima semana ou para o próximo ano. Além disso, averigue se é a pessoa que precisa estar presente ao questionar se tem uma perspectiva única que é fundamental para contribuir. Considere também se sua presença é redundante. Por exemplo, caso você e um colega de trabalho estejam escalados para colaborar, reflita se um dos dois poderia renunciar ao envolvimento a fim de otimizar o tempo fora do encontro. Verifique se não está participando apenas participando por medo de ficar de lado, a conhecida FOMO, que descreve o sentimento de ansiedade que muitos experimentam quando descobrem que outros fizeram qualquer atividade na qual pudessem querer se envolver. Ou seja, evite reuniões nas quais está presente somente para ter certeza de que não perdeu nada. Ao invés disso, peça a um colega para atualizá-lo conforme necessário após a sessão.

Concentre-se no conteúdo da reunião

Às vezes, isso pode ser difícil –especialmente se o seu dispositivo está competindo por sua atenção. Se estiver em uma reunião presencial, abaixe a tela do laptop e guarde o smartphone em um local fora da sua vista. Pesquisas na área da psicologia social revelaram que a presença de um celular –mesmo sem estar em uso– é perturbadora. Por outro lado, se estiver trabalhando em casa por causa do coronavírus, convém usar a videoconferência. Estar em vídeo pode manter as pessoas mais responsáveis e com menos probabilidade de realizar várias tarefas, pois estão mais visíveis às outras na reunião. Além disso, pratique a escuta ativa durante o agrupamento, de modo a pensar no conteúdo e contribuir para a discussão. Até mesmo fazer anotações é uma medida útil a fim de garantir que permaneça engajado.

Atente-se à estrutura do encontro

As reuniões mais produtivas têm um resultado desejado claro, uma agenda estabelecida e clareza sobre os próximos passos. “Ter uma lista restrita de participantes, juntamente com as expectativas sobre os resultados, pode ser uma solução fácil para melhorar a colaboração e a tomada de decisões rápidas”, de acordo com Profico. Se você é o líder da reunião, certifique-se de gerenciar os encontros com isso em mente e, caso não seja, solicite essas práticas a fim de aproveitar ao máximo o tempo de todos.

Diminua a frequência

Reuniões permanentes oferecem talvez os melhores exemplos dos piores encontros; portanto, pergunte se são realmente necessárias. Se elas agregam valor para informar os profissionais e permitir que avancem no projeto, mantenha-as. No entanto, se tornam-se um hábito que simplesmente desperdiça tempo, é hora de reavaliar. Talvez a reunião ainda deva permanecer, mas de forma menos frequente ou que inclua menos pessoas. Ou então, os encontros permanentes devam ser cancelados e o grupo convocado conforme necessário.

Realize reuniões em espaços adequados e com uma tecnologia que funcione bem

Os aparatos tecnológicos devem aprimorar os processos, seja em uso presencial ou para conectar participantes remotos. Nas reuniões em que as pessoas estão fisicamente presentes, os presidentes devem apoiar os funcionários ergonomicamente, é necessário que as salas sejam grandes o suficiente a fim de acomodar todo o grupo e as instalações precisam oferecer opções para ficar em pé ou sentado durante a reunião. Mesmo tendo luz do dia ou vistas da sala, é possível melhorar a qualidade de uma reunião.