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sábado 8 de maio de 2021 às 15:23h

Software PaperLess melhora rotina administrativa e legislativa da AL-BA

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Desde setembro do ano passado, todos os servidores efetivos e temporários e deputados da Assembleia Legislativa da Bahia (AL-BA) abrem, remotamente, processos administrativos e legislativos de modo totalmente digital. Isso graças a diferentes sistemas tecnológicos que passaram a fazer parte do cotidiano do Parlamento, dando maior segurança, agilidade e transparência, mas sobretudo dispensando o uso de papel, carimbos, impressoras, assinaturas e despachos manuais, além de pilhas de documentos físicos.

A iniciativa integra uma série de ações das equipes da Superintendência de Recursos Humanos (SRH) e da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), para a qual dedicamos matérias nesse espaço – batizado de “Transformação Digital”.

Um dos grandes aliados dessa modernização é o PaperLess Leg, sistema responsável pela tramitação virtual de documentos entre órgãos, setores e pessoas, assinados digitalmente pela certificação digital também implementada na Casa. Em tradução literal que significa ‘menos papel’, ele integra outras ferramentas de ponta que se fizeram urgentes por conta da pandemia – tais como o serviço de Assinatura e Certificação Digital e o ProcLegis – fundamentais para o êxito do programa Papel Zero, que pode representar uma economia anual de R$ 2 milhões para o Parlamento baiano.

O ProcLegis, regimentalmente acessado exclusivamente pelos setores ligados à Superintendência de Assuntos Parlamentares (SAP), recepciona os processos legislativos encaminhados pelo PaperLess. As duas inovações, potencializam a eficiência, a publicidade e a economicidade da gestão e da administração pública, como destacou Alexandre Guimarães, gerente do Departamento de Tecnologia da Informação da Casa: “Estão na praticidade de assinar digitalmente, com a funcionalidade de assinatura em lote, todos os processos digitais de uma só vez que, em papel, necessitariam de despachos e assinaturas; ou na facilidade de localizar um projeto de lei ou emenda, que antes consumia dias”.

Para fazer uso do sistema, o usuário precisa instalar o PaperLess Navegador e o Flash Player, da Adobe, uma tecnologia multiplataforma. O passo-a-passo de como instalar o navegador e o Flash, e os manuais básicos de como acessar e usar as novas ferramentas estão no site a ALBA, na aba de Serviços. Com o cadastro e a senha, acessa-se a plataforma para dar início ou acompanhar o processo, tudo isso garantindo aos usuários confidencialidade e autenticidade através da tecnologia de certificação digital.

“Com a tramitação digital, por exemplo, não tem como haver extravio de documentos: eles são encaminhados para um determinado setor ou pessoa e, no próprio sistema, o destinatário acusará o recebimento e pode adicionar comentários, anexos, definir assinantes e realizar a assinatura digital”, explica Guimarães. Ele aponta outra facilidade do PaperLess Leg, que é a disponibilidade de modelos de documentos, tanto legislativos quanto administrativos, como ofício, indicação, requerimento, moção, comunicação interna (CI), projetos de lei, etc. “Além dos ‘templates’ existentes, o usuário pode criar seu próprio modelo de documento, que servirá de base para ser utilizado sempre”, complementa.

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